Consigli per la comunicazione con i tuoi ospiti tramite e-mail


Oggi la maggioranza delle prenotazioni di case vacanze, appartamenti, soggiorni in Agriturismi e B&B avviene online. Per chi non non è abituato al mondo vituale, potrà trovare alcuni consigli e spunti utili in questa guida.

Le basi della navigazione online e della ricerca di informazioni sono abbastanza standard, ma esistono tanti consigli e suggerimenti che ti possono essere utili per migliorare le comunicazione con i tuoi ospiti e aumentare le possibilità di ricevere prenotazioni per la tua casa vacanze.

A volte le comunicazioni via e-mail possono essere interpretate in maniera scorretta o comunque diversa da ciò che si vuole scrivere. Senza la possibilità di parlare faccia a faccia diventa importante comunicare con i tuoi ospiti seguendo alcune linee guida ed evitare così di fornire un messaggio sbagliato, informazioni che possono essere fraintese o comunque poco chiare per chi le sta leggendo.

Seguendo alcuni semplici passaggi, potrai essere sicuro di comunicare con i tuoi ospiti correttamente e di massimizzare le possibilità di ricevere prenotazioni per la tua casa vacanze.

L’Utilizzo del maiuscolo nelle mail
Se sei abituato ad utilizzare il maiuscolo nelle e-mail, i tuoi clienti molto probabilmente si chiederanno perché stai “urlando”. Le parole scritte interamente con caratteri maiuscoli infatti, sono interpretate nel mondo virtuale come "urlate".
Alcune persone pensano che le lettere in maiuscolo sono più facili da leggere o che richiamino l'attenzione su quello che è stato scritto.
Indipendentemente da ciò, il modo migliore per scrivere ai tuoi affittuari è sicuramente in minuscolo: utilizzando il maiuscolo puoi rischiare di impostare un tono inadatto o di frustrazione che si desidera evitare in tutte le comunicazioni con clienti.


Controllo ortografico
Sappiamo tutti quanto è importante il controllo ortografico quando si scrive una e-mail: con un piccolo errore puoi cambiare il significato di quello che stai cercando di comunicare (in particolare quando si sta comunicando i prezzi di affitto), inoltre è possibile dare un’impressione sbagliata di come viene gestita la struttura. Questi errori possono essere più frequenti se stai rispondendo ad un affittuario non Italiano; in questi casi è sufficiente utilizzare il traduttore di Google.

Per errori di grammatica utilizza lo strumento di correzione automatica in Microsoft Word o Outlook. Basta selezionare il tasto destro del mouse sulla parola errata e selezionare correzione automatica dal menù a tendina.

La punteggiatura, quando è il caso di mettere i puntini sulle “i”.
Purtroppo la maggior parte della gente che scrive sottovaluta l’importanza di un corretto uso di virgole, virgolette, punti esclamativi. Ma tante belle parole accostate in modo disarmonico, sono altrettanto demotivanti, per chi legge, di un errore di ortografia o di grammatica.
La punteggiatura non è altro che una scansione logica del discorso, contribuisce a creare paragrafi e sottoparagrafi che rispecchiano i raggruppamenti di idee dei nostri scritti. Una punteggiatura sbagliata può significare che, o non abbiamo le idee chiare, o non riusciamo a comunicarle.


Evitare punti esclamativi
Non consigliamo di utilizzare punti esclamativi nelle vostre comunicazioni, possono dare un'immagine non professionale della tua attività, se devi proprio utilizzarle è consigliabile non usare mai due o più punti esclamativi. L'utilizzo del punto esclamativo è superfluo: le foto e la descrizione della tua proprietà daranno un'immagine perfetta senza dover mettere in risalto la casa nelle comunicazioni.


Spazi
Pensa a una qualsiasi fonte di notizie online. Molto probabilmente gli articoli che leggi sono scritti in brevi paragrafi, a volte sono solo due o tre frasi. Se gli articoli fossero scritti come un lungo paragrafo, probabilmente non sarebbero letti. Lo stesso vale per le comunicazioni, quando mandi delle e-mail dettagliate ai tuoi affittuari utilizza elenchi puntati e paragrafi multipli. Lo spazio bianco rende più facile leggere online ed il cliente riceve subito una risposta alle sue domande.

L'utilizzo di alta priorità nelle e-mail
Alcuni servizi di posta elettronica offrono agli utenti la possibilità di inviare e-mail con "priorità alta", solitamente indicato con un punto esclamativo rosso, in modo che il destinatario sia informato dell’importanza del contenuto. Capiamo quanto sia urgente ricevere una conferma di una prenotazione ma ciò non significa che si devono inviare tutti i messaggi in "alta priorità “ anzi è importante utilizzare "alta priorità “ solo per comunicazioni veramente urgenti.

Includere i messaggi precedenti in tutte le e-mail
Alcune persone preferiscono eliminare il “thread”, ovvero il testo dal messaggio di risposta, quando si sta rispondendo alle e-mail, forse perchè preferisce visualizzare i messaggi in maniera pulita, senza confondersi con messaggi precedenti. E' comunque utile avere il testo dei messaggi precedenti inclusi in tutti i tuoi “thread” come riferimento - soprattutto quando si comunicano i prezzi, le date di arrivo e la data di partenza dei tuoi ospiti.


Il soggetto del messaggio
Un turista che cerca una casa vacanze, un soggiorno in Agriturismo o un B&B invia normalmente numerose richieste a diverse strutture che gli interessano. Quando rispondi ad una richiesta di prenotazione ricorda che l’affittuario deve poter capire dal soggetto del messaggio di quale struttura si tratta. Quando rispondi al messaggio utilizza una frase chiara come ad esempio “Re: disponibilità appartamento roma 17-24 Agosto".

Non inviare messaggi SPAM
Il principale utilizzo improprio dell'e-mail è lo spam, l'invio massiccio a molti utenti di messaggi indesiderati, in genere di natura pubblicitaria-commerciale. Secondo alcune fonti, l'incidenza di questi messaggi raggiungerebbe i due terzi del traffico totale di posta elettronica (fonte: Wikipedia).
Quando ricevi un messaggio da un affittuario è importante non utilizzare gli indirizzi e-mail per fini commerciali se non hai il consenso. Ciò significa che non è possibile inviare newsletter e aggiornamenti alle persone che ti hanno inviato una richiesta di disponibilità.

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