Informativa sulla privacy per i dipendenti a livello globale che presentano una candidatura

Data emissione: 16 maggio 2018

1. Introduzione

Expedia, Inc. congiuntamente con le sue società affiliate, (“Expedia”, “noi” o “ci”) ha emesso la presente Informativa sulla privacy per i dipendenti a livello globale che si candidano ad una posizione per descrivere come gestiamo le informazioni personali di cui siamo in possesso in relazione ai dipendenti che presentano una candidatura (di seguito “tu”). Il termine “dipendenti” include le persone che lavorano a tempo determinato oltre che i volontari, agenti, lavoratori autonomi, stagisti, lavoratori temporanei e occasionali.

Rispettiamo i diritti relativi alla privacy delle persone e ci impegniamo a gestire le informazioni personali in modo responsabile e in conformità alle leggi applicabili. La presente Informativa stabilisce le informazioni personali che raccogliamo e trattiamo su di te, le finalità del trattamento e i diritti che possiedi in relazione ad esse. In caso di contrasto fra la tua legge applicabile e la presente Informativa, prevarrà la tua legge applicabile.

Se dovessi avere dubbi in merito alle norme applicabili o in caso di osservazioni o domande sulla presente Informativa o se desideri ricevere una copia della nostra Informativa sulla privacy dei dipendenti, ti preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni di contatto di cui alla Sezione 10 qui di seguito.

2. Tipi di informazioni personali che raccogliamo

Quando presenti una domanda di lavoro a Expedia, possiamo trattare le informazioni personali che ci hai fornito.

I tipi di informazioni personali che trattiamo includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

  • I dati di identificazione: stato civile/coniugale; nome e cognome; fotografia; data e luogo di nascita; nazionalità e paese di cittadinanza e dettagli del visto, se applicabile.
  • Informazioni di contatto: indirizzo, numero di telefono (fisso e cellulare); indirizzo di posta elettronica.
  • Dettagli sull’impiego: storia lavorativa; lavoro attuale; nome della società; grado; località geografica.
  • Qualifiche accademiche e professionali: lauree, titoli; competenze; conoscenze linguistiche; informazioni formative.

Le informazioni personali sensibili possono includere eventuali informazioni che rivelano la tua origine razziale o etnica, credo religioso, politico o filosofico, informazioni mediche (“Informazioni personali sensibili”). In determinate giurisdizioni, i numeri di previdenza sociale o le informazioni finanziarie possono essere considerate Informazioni personali sensibili e conseguentemente verranno trattate come tali. Come regola generale, cerchiamo di non raccogliere o trattare Informazioni personali sensibili su di te, salvo quando ciò sia consentito dalle leggi o quando è necessario per osservare le leggi applicabili.

Tuttavia, in determinate circostanze, possiamo aver bisogno di raccogliere o chiedere la divulgazione su base volontaria, di determinate Informazioni personali sensibili per finalità legittime relative al processo di assunzione:

  • Razza ed origine etnica possono essere desunte indirettamente dalle foto o da altre informazioni disponibili su passaporti e carte di identità nazionali, i quali sono necessari in osservanza delle leggi locali in materia di immigrazione e per la gestione dei viaggi del dipendente. In ogni caso, razza/origine etnica non vengono volutamente trattate.
  • L’associazione a organizzazioni sindacali è un’informazione che può essere raccolta ma solo quando permesso e per le finalità previste dalla/e Legge/i applicabile/i in materia di privacy.

In siffatte circostanze assicureremo che tali Informazioni personali sensibili siano raccolte e trattate in conformità alle leggi applicabili.

Altresì, raccogliamo le informazioni da parti terze o fonti pubbliche. Per esempio, prima e/o durante la tua candidatura presso Expedia, possiamo effettuare delle verifiche sul tuo passato (background) tramite un fornitore terzo e raccogliere informazioni relative alla tua istruzione, al tuo lavoro, alla tua storia creditizia e/o a precedenti penali pregressi, nei modi consentiti dalla legge applicabile. Inoltre, se è in corso un’indagine su un fatto che si è verificato al di fuori dei nostri uffici, possiamo ottenere informazioni sull’incidente da testimoni, ivi inclusi parti private, autorità di polizia o fonti pubbliche come fonti di informazione.

3. Finalità del trattamento delle Informazioni personali

Possiamo trattare le tue informazioni personali per le seguenti finalità:

  • Gestione del processo di assunzione interno ed esterno tra le diverse società del gruppo; selezione e organizzazione di incontri con potenziali nuovi assunti; comunicazione con i candidati tra i componenti del personale; e
  • Verifica mediante il background screening (se applicabile) avvalendoci di un fornitore terzo, il quale convalida il titolo universitario di più alto grado conseguito, datori di lavoro attuali e passati. Se possibile, ti verrà comunicato che nel momento in cui ti candidi per una posizione e durante il colloquio con il reclutatore, il background screening verrà effettuato in quanto requisito di pre-qualifica per l’impiego.

Expedia può togliere il tuo nominativo dalla lista dei possibili candidati a una posizione, laddove tu abbia indicato di non avere il diritto legale di lavorare nel paese per il quale hai presentato la candidatura. Tale processo potrebbe essere automatizzato e pertanto potrebbe succedere che tu non venga considerato per il ruolo in oggetto.

4. Con chi condividiamo le tue informazioni personali

Possiamo condividere le tue informazioni personali con i seguenti destinatari o categorie di destinatari:

  • Personale di Expedia con accesso autorizzato e personale che può accedere in base al principio della “necessità di sapere” di Expedia (inclusi i diretti superiori, gli alti dirigenti, i dirigenti d’ufficio e il dipartimento delle risorse umane);
  • Società del gruppo Expedia;
  • Fornitori terzi di servizi nominati da Expedia e che agiscono per conto di Expedia. Per esempio, determinate informazioni personali sono rese disponibili nei confronti di società terze che ci forniscono servizi relativi alla selezione dei dipendenti candidati/verifica delle credenziali;
  • Soci aziendali o altri consulenti professionali;
  • Il Dipartimento legale del destinatario;
  • Qualsiasi persona (fisica o giuridica) od organizzazione cui Expedia sia tenuta ai sensi delle leggi o dei regolamenti applicabili a divulgare informazioni personali, ivi inclusi le autorità preposte all’applicazione delle leggi, il governo centrale e locale.
  • Altre parti terze, secondo necessità, per le seguenti finalità: per presentare, esercitare o difendersi da azioni legali potenziali, minacciate o attuali; per proteggere gli interessi vitali di un’altra persona; in relazione alla vendita, cessione o altro trasferimento di tutta o parte della nostra azienda; o con il tuo consenso.

5. Base giuridica per il trattamento di informazioni personali (solo per i dipendenti residenti nello SEE che presentano una candidatura)

Se sei un dipendente residente nello SEE che ha presentato candidatura per una posizione, la nostra base giuridica per la raccolta e l’utilizzo delle informazioni personali descritte sopra dipende dalle informazioni personali di cui abbiamo bisogno e il contesto specifico nel quale vengono raccolte.

In sintesi, normalmente raccogliamo le tue informazioni personali solo se abbiamo il tuo consenso, nei casi in cui abbiamo bisogno delle informazioni personali per stipulare un contratto con te (ovvero per gestire una relazione scaturente dalla tua candidatura), o qualora il trattamento rientri nei nostri interessi legittimi e non prevalgano i tuoi diritti in materia di protezione dei dati o i diritti e libertà fondamentali. In alcuni casi, possiamo anche avere l’obbligo giuridico di raccogliere le tue informazioni personali o altrimenti avere bisogno delle tue informazioni personali per proteggere i tuoi interessi vitali o quelli di un’altra persona.

Se hai domande o hai bisogno di ulteriori informazioni relative alla base giuridica ai sensi della quale raccogliamo e utilizziamo le tue informazioni personali, ti preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni di contatto fornite nella Sezione 10 qui di seguito.

6. Trasferimento di informazioni personali all’estero

Dato che operiamo a livello globale, possiamo aver bisogno di trasferire le informazioni personali verso paesi diversi da quelli in cui le informazioni personali sono state originariamente raccolte. Quando esportiamo le tue informazioni personali verso un altro paese, adottiamo le misure di sicurezza necessarie ad assicurare che l’esportazione dei dati sia conforme alle leggi applicabili. Expedia dispone di un accordo globale in materia di trasferimento dei dati applicabile all’intero gruppo e che include le Clausole contrattuali standard dell’UE applicabili al trasferimento di informazioni personali dallo Spazio economico europeo a paesi esterni ad esso, come per esempio gli Stati Uniti. Se desideri ottenere una copia di questo accordo globale in materia di trasferimento dei dati, ti preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni di contatto di cui alla Sezione 10 qui di seguito.

7. Periodi di conservazione dei dati

Le informazioni personali sono conservate in conformità alle leggi applicabili e conservate per il tempo necessario a portare a compimento le finalità descritte nella presente Informativa o altrimenti secondo quanto previsto dalle leggi applicabili. Se sei un dipendente residente nello SEE che ha presentato candidatura, ma successivamente non viene selezionato per la posizione in oggetto a seguito dell’esito negativo della candidatura, conserveremo comunque le tue informazioni personali per un periodo di tempo ragionevole. Conserveremo le tue informazioni personali per un periodo di tempo più lungo laddove tu abbia richiesto di potere essere considerato per altre posizioni. Per ulteriori informazioni sui nostri periodi di conservazione dei dati personali ti preghiamo di contattarci utilizzando le informazioni di contatto di cui alla Sezione 10 qui di seguito.

8. I vostri diritti relativi alla privacy

In alcune aree geografiche (come lo Spazio economico europeo), ti sono riconosciuti determinati diritti ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali, incluso il diritto: (i) di richiedere l’accesso e ottenere una copia delle tue informazioni personali, (ii) di richiedere rettifiche o cancellazioni qualora le tue informazioni personali non siano accurate, non più necessarie in relazione alle finalità per le quali sono state raccolte o sono trattate illegittimamente; (iii) di limitare od opporti al trattamento delle tue informazioni personali; e (iv) se applicabile, richiedere la portabilità delle tue informazioni personali.

Se il trattamento dei tuoi dati personali è basato sul consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Ti preghiamo di notare tuttavia che ciò non avrà alcun effetto sulla legittimità del trattamento avvenuto fino alla revoca del consenso.

Avrai inoltre il diritto di presentare reclami alla tua autorità garante in materia di protezione dei dati locale in relazione alla nostra raccolta e utilizzo delle tue informazioni personali. Per ulteriori informazioni, ti preghiamo di contattare la tua Autorità garante locale.

Per effettuare tali richieste, ti preghiamo di utilizzare le informazioni di contatto di cui alla Sezione 10 qui di seguito. Valuteremo e agiremo su eventuali richieste di siffatta natura in conformità alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

9. Aggiornamenti della presente Informativa

La presente Informativa può essere aggiornata periodicamente per rispecchiare eventuali modifiche alle nostre informative sulla privacy. In questi casi, provvediamo a informarti di tali modifiche sul sito internet riguardante le assunzioni e indicheremo nella parte in alto dell’Informativa quando è stata aggiornata l’ultima volta. Ti invitiamo a visitare periodicamente questo sito internet allo scopo di essere al corrente della più recente versione della presente Informativa.

10. Informazioni di contatto

Ti preghiamo di rivolgere eventuali domande o richieste relative alla presente Informativa al tuo reclutatore o in alternativa, potrai esporre eventuali preoccupazioni al nostro Global Privacy Director attraverso l’indirizzo email: privacy@expedia.com.