CODICE DI CONDOTTA

Generale

Obiettivi:

 

Definire le norme generali e le linee guida su come condurre l'attività di HomeAway e delle sue affiliate (collettivamente "HomeAway" o la "Società"). Questo Codice di condotta non comprende un elenco esaustivo di tutte le leggi o norme applicate. Piuttosto, si incentra su norme e principi di ampio respiro, con l'intento di guidare il nostro agire. La società rivede e aggiorna costantemente procedure e norme. Pertanto, essa si riserva il diritto di modificare, alterare o annullare il presente Codice in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo, conformemente alla legislazione applicabile.

 

Data di decorrenza: a chiusura dell'offerta pubblica iniziale della Società

 

Ultima revisione: Gennaio 2015

 

Campo di applicazione: internazionale. La presente si applica a HomeAway, a tutti i dirigenti, responsabili e dipendenti che hanno il diritto di qualificare se stessi come agenti di HomeAway, nonché ai consulenti e fornitori della Società che, salvo diversamente specificato, per lo scopo del presente Codice saranno denominati congiuntamente "impiegati".

 

Condizioni e amministrazione

Sommario:

Il Codice di condotta è alla base di tutto. Non essendo possibile descrivere dettagliatamente la totalità delle regole di condotta relative alle attività svolte, al fine di garantire l'osservanza del Codice di condotta, della normativa applicabile e dei regolamenti, si raccomanda di porsi le seguenti domande al momento di prendere decisioni aziendali:

 

  • La decisione rispetta il Codice di condotta e le altre norme della Società?
  • La decisione rispetta la normativa applicabile e i regolamenti?
  • La decisione è corretta?
  • Occorre consultare qualcun altro?
  • Come valuterebbe questa decisione la persona che più rispetta in assoluto?
  • Che impatto avrebbe se resa pubblica?

 

In qualità di dipendenti si ha la responsabilità di comprendere le norme, i regolamenti e gli standard che si applicano al proprio lavoro, con l'obbligo di rispettarli sempre. Un qualsiasi dipendente che non rispetti e non segua il Codice di condotta o altre norme di HomeAway, nonché le norme e i regolamenti che si applicano all'attività, mette a rischio non soltanto se stesso, ma anche i suoi colleghi e la stessa HomeAway.

La reputazione di HomeAway può essere mantenuta esclusivamente se ogni soggetto, come singolo, cerca aiuto in caso di dubbi in merito alla decisione corretta da prendere, segnalando violazioni reali o sospette del presente Codice di condotta e delle norme che si applicano all'attività aziendale.

Ai dirigenti è chiesto non soltanto di osservare il Codice di condotta, ma di essere d'esempio per i colleghi, promuovendo la conoscenza di questi standard fra tutti i dipendenti di HomeAway. I dirigenti hanno la responsabilità di monitorare il comportamento dei sottoposti e di promuovere fra tutti i dipendenti l'osservanza delle norme applicabili, dei regolamenti e del Codice di condotta stesso. I dirigenti hanno inoltre la responsabilità di segnalare gravi negligenze e sostenere i dipendenti che hanno bisogno di aiuto o che riferiscono motivi di preoccupazione.

 

FAQ:

Chi supervisiona il Codice di condotta e chi può rispondere alle domande ad esso relative?

L'ufficio Risorse umane, in collaborazione con il C-Team (di seguito “Direzione”) e l'ufficio Affari legali, supervisiona e amministra il presente Codice di condotta. In caso di domande relative a un qualsiasi aspetto del presente Codice di condotta, rivolgersi al proprio superiore, all'ufficio Risorse umane o all'ufficio Affari legali.

Se si desidera rimanere anonimi, inviare una lettera anonima indirizzata all'ufficio Affari legali al seguente indirizzo: HomeAway, Inc. at 1011 W. 5th Street, Suite 300, Austin, Texas 78703. In caso di segnalazione anonima, si prega di fornire quanti più dettagli possibile, ivi comprese le copie di un qualsiasi documento che si ritiene possano essere pertinenti al problema segnalato. In caso di segnalazioni non anonime, verranno effettuati sforzi ragionevoli per mantenere riservata l'identità. Tuttavia, in determinate circostanze, l'identità potrebbe risultare evidente o potrebbe essere rivelata durante uno studio del caso (ad esempio in caso di procedure imposte per legge). Di conseguenza, HomeAway non può fornire una garanzia generale di riservatezza.

Se un membro dell'ufficio Affari legali è coinvolto in una qualsiasi violazione o sospetto di violazione, o ancora se le sue preoccupazioni sono correlate alle attività di contabilità, controllo interno o di revisione contabile, è possibile contattare il Presidente del collegio dei revisori tramite l'invio di una lettera al seguente indirizzo: HomeAway, Inc., 1011 W. Fifth Street, Suite 300, Austin, TX 78703. Tale lettera può essere inviata in forma anonima.

Sono espressamente vietate rappresaglie, minacce, punizioni o ritorsioni ai danni della persona che ha segnalato in buona fede una violazione o una sospetta violazione della legge, del Codice o delle norme di HomeAway, o di una qualsiasi persona coinvolta in un qualsiasi studio del caso o processo riguardante tale violazione.

 

In che modo viene fatto osservare il Codice di condotta?

Le segnalazioni di violazioni possono provenire da diverse fonti, ivi compresi dipendenti e terze parti, o a seguito di vertenze paventate, in corso o risolte. Dopo la ricezione della segnalazione, si procederà a un tempestivo studio del caso. A seconda della natura della violazione, dei risultati di uno studio del caso o delle differenti circostanze, potranno essere intraprese azioni disciplinari. HomeAway vieta la ritorsione contro un qualsiasi dipendente che, in buona fede, cerca consigli, solleva una questione o segnala negligenze.

 

È possibile rinunciare a una qualsiasi parte del Codice di condotta?

Le richieste di deroga ad una qualsiasi parte del presente Codice o di preventiva approvazione di una qualsiasi questione soggetta al presente Codice devono essere indirizzate al proprio superiore, il quale a sua volta dovrà rivolgersi alla Direzione.

Salvo se altrimenti previsto dal presente Codice, il Consiglio di Amministrazione o il suo comitato preposto hanno l'obbligo di revisionare e approvare qualsiasi questione che necessiti un’autorizzazione speciale ai sensi del presente Codice per un membro del Consiglio di Amministrazione o di un responsabile amministrativo. Salvo se altrimenti previsto dal presente Codice, il Direttore amministrativo e finanziario e il Vice Presidente degli Affari legali devono esaminare e approvare qualsiasi questione che necessiti un'autorizzazione speciale ai sensi del presente Codice per un qualsiasi impiegato, agente o fornitore.

Qualsiasi deroga a una disposizione del presente Codice deve essere approvata in forma scritta dal Consiglio di Amministrazione o dal suo comitato preposto e comunicata tempestivamente, unitamente ai motivi della deroga nella misura richiesta dalla legge o dai regolamenti. Qualsiasi deroga di una qualsiasi disposizione del presente Codice relativamente a qualsiasi altro impiegato, agente o fornitore deve essere approvata in forma scritta dal Direttore amministrativo e finanziario e dal Vice Presidente degli Affari legali.

Le copie delle approvazioni e delle deroghe saranno conservate da HomeAway.

 

In quali circostanze devo segnalare una violazione?

Se ritiene che si sia verificata o sia ancora in corso una violazione del Codice di condotta, occorre segnalarlo al proprio superiore, all'ufficio Risorse umane, all'ufficio Affari legali o, nelle circostanze di cui sopra, al Responsabile degli Affari legali o al Collegio dei revisori. La ritorsione contro una qualsiasi di queste segnalazioni non sarà tollerata.

 

Quali sono le conseguenze relative alla violazione del Codice di condotta?

HomeAway prenderà gli adeguati provvedimenti contro qualsiasi dipendente, agente o fornitore le cui azioni vengano ritenute suscettibili di violazione del presente Codice. Le azioni disciplinari comprendono, a sola discrezione di HomeAway, richiamo in forma verbale o scritta, sospensione o estinzione del rapporto di lavoro o dell'attività, o qualsiasi altra azione disciplinare o combinazione di azioni disciplinari ritenuta appropriata alle circostanze. Un documento dell'azione disciplinare sarà conservato nel dossier personale del dipendente.

La disciplina imposta terrà in considerazione i fatti e il risultato dopo una analisi della natura, gravità e frequenza della violazione e potrà comprendere: richiamo in forma orale o scritta, pena temporanea, retrocessione di carriera, sospensione o risoluzione del rapporto di lavoro.

 

Cosa devo fare se mi viene chiesto di fare qualcosa che penso possa violare il Codice di condotta o essere ritenuta illegale?

In primo luogo occorre discutere tali dubbi con il proprio superiore. Se ciò non fosse soddisfacente, è possibile contattare le Risorse umane, l'ufficio Affari legali o, se ritenuto appropriato, il Vice Presidente degli Affari legali o il Collegio dei revisori.

 

Principi del presente Codice di condotta:

1. Rispetto della normativa antiriciclaggio

È fatto divieto a tutti i dipendenti e collaboratori a qualunque titolo di effettuare operazioni di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.

I componenti, gli organi amministrativi e di controllo, i dipendenti ed i collaboratori di HomeAway sono tenuti a rispettare tutte le norme e le disposizioni, sia nazionali sia internazionali, nonché le procedure interne in tema di riciclaggio.

 

2. Mantenere un posto di lavoro professionale

 

Pari opportunità lavorative

HomeAway si impegna nella creazione di un ambiente lavorativo in cui la correttezza, l'equità, la fiducia e la responsabilità individuale rappresentano i valori cardine della società.

La Società si impegna a rispettare le pari opportunità nel settore dell'occupazione e a creare, gestire e apprezzare la diversità nel posto di lavoro. HomeAway non opera discriminazioni su assunzione, promozione, retribuzione, formazione, assegnazione di mansioni lavorative, risoluzione o qualsiasi altro aspetto del rapporto di lavoro in base a razza, colore, origini, religione, sesso, età, orientamento sessuale, genere, stato civile, disabilità fisiche o mentali, condizioni mediche, stato di reduce di guerra o altre caratteristiche protette. HomeAway si impegna a osservare le leggi applicabili sul posto di lavoro.

 

Normativa ambientale, sanitaria e di sicurezza

La Società si impegna a osservare tutte le leggi e i regolamenti in materia di ambiente, salute sul posto di lavoro e sicurezza applicabili all'attività della Società stessa. Tale impegno richiede la vigilanza di ciascun dipendente. Ciascun dipendente ha infatti un ruolo nella tutela dell'ambiente e nel garantire un posto di lavoro sano e sicuro. Tutti i dirigenti hanno la responsabilità di supervisionare le attività nella loro area di competenza.

 

Tutela dei beni societari

Siamo tutti responsabili della tutela dei beni societari quali il tempo, il prodotto, i contanti e i conti, nonché i beni fisici come computer, sistemi, strutture e forniture e proprietà intellettuali comprendenti marchi commerciali, tecnologie, invenzioni, marchi e segreti commerciali. Ciascun impiegato deve impegnarsi attivamente e sforzarsi entro i limiti di ragionevolezza per salvaguardare i beni societari.

 

3. False dichiarazioni, disonestà e frode

Tutti i report e i documenti della società (in forma cartacea o elettronica) - dalle domande di lavoro, curricula, orari, fogli di presenza e relazioni su spese ai bilanci di esercizio aziendali - devono essere preparati con accuratezza rispettando il principio di onestà e devono restituire una panoramica completa e accurata dei fatti. È vietato fornire dichiarazioni o inserire dati falsi, artificiali o ingannevoli nei libri, dossier, documenti contabili o bilanci di esercizio di HomeAway. Le false dichiarazioni non saranno tollerate e possono comportare la risoluzione del rapporto di lavoro qualora queste siano state effettuate intenzionalmente o come conseguenza di negligenze.

Come tutte le aziende, HomeAway può andare incontro a rischi derivanti da disonestà e frode che possono assumere varie forme e causare danni incalcolabili alla reputazione della Società. La Società si impegna a dissuadere, identificare e correggere tali comportamenti scorretti e a perpetuare la cultura della non tolleranza verso tali avvenimenti. La disonestà e la frode possono assumere varie forme, quali:

 

  • furto o altra appropriazione indebita di beni, ivi compresi beni, clienti e fornitori della Società;
  • pagamenti discutibili ad agenti, consulenti o professionisti che non risultano opportunamente alle dipendenze della Società o hanno effettuato sovrafatturazioni o servizi non effettuati integralmente;
  • false dichiarazioni e altre irregolarità nei libri, nei dossier, nei bilanci di esercizio e nelle dichiarazioni, ecc.;
  • falsificazione o altra alterazione di documenti;
  • trasferimenti o depositi nel conto bancario di un soggetto piuttosto che nel conto bancario della società con la quale si è in rapporti lavorativi;
  • pagamenti effettuati per un qualsiasi scopo diverso da quello descritto nei documenti giustificativi;
  • pagamenti effettuati a dipendenti di clienti o agenzie attraverso persone o organizzazioni intermediarie o che sembrano differire dalle normali transazioni aziendali;
  • appropriazione indebita;
  • frode o altri atti illegittimi; o
  • corruzione e tangenti.

 

4. Accuratezza di documenti e conformità di controlli e procedure

In quanto società quotata, HomeAway deve seguire rigidi principi e standard contabili, riportare le informazioni finanziarie in modo accurato ed esaustivo in conformità con questi principi e standard ed effettuare appropriati controlli e procedure all'interno della società allo scopo di garantire che la rendicontazione contabile e finanziaria sia conforme alla legge. L'integrità delle transazioni finanziare e dei documenti è fondamentale per il funzionamento dell'attività e rappresenta un fattore chiave nel mantenimento della fiducia e della buona fede di dipendenti, azionisti e altri stakeholder.

 

È importante che tutte le transazioni siano registrate, classificate e riassunte nei bilanci di esercizio, libri e documenti in conformità con i controlli, le procedure e norme, nonché con i principi di contabilità generalmente accettati, leggi, norme e regolamenti per l'informativa finanziaria. Se si è responsabili di un qualsiasi aspetto relativo alle comunicazioni finanziarie, occorre possedere un'appropriata comprensione nonché aderire in buona fede a tutti i controlli, norme, procedure, leggi e regolamenti. Nel caso dei dirigenti, occorre impegnarsi per garantire che le procedure interne aziendali vengano applicate e rispettate.

 

È altresì importante che coloro i quali fanno affidamento su dati, report e altre comunicazioni su HomeAway, ivi compresi i responsabili delle decisioni aziendali, i creditori, i revisori, i clienti attuali e potenziali, ricevano informazioni tempestive e complete. Le informazioni false, ingannevoli o inaccurate minano la capacità della società e di terzi di prendere buone decisioni in merito alle risorse e all'attività aziendale e possono, in taluni casi, comportare violazioni della legge o delle norme aziendali. Chiunque sia coinvolto nella preparazione delle informazioni finanziarie o di altra natura su HomeAway deve assicurarsi che tali informazioni siano precise e conformi a tutte le norme e procedure aziendali, nonché alle leggi e regolamenti applicabili.

 

I nostri revisori hanno l'obbligo di verificare i dati in modo corretto e accurato. I dipendenti sono tenuti a cooperare in buona fede e in conformità alla legislazione in materia, con i revisori interni o indipendenti. Inoltre, si ha l'obbligo di non indurre o influenzare, imporre, manipolare o ingannare in modo fraudolento i revisori interni o indipendenti in merito a documenti finanziari, processi, controlli o procedure o altre questioni pertinenti al loro lavoro. Non è consentito ricorrere, direttamente o indirettamente, ai servizi di un qualsiasi revisore esterno per effettuare controlli, relativi a contabilità, tassazioni o altri servizi, ivi compresi quelli relativi alla consulenza, senza previa approvazione scritta da parte del Direttore amministrativo e finanziario e del Collegio dei revisori del Consiglio di Amministrazione.

 

È opportuno effettuare indagini appropriate, ad esempio in caso di:

 

  • risultati finanziari che appaiono incoerenti con le relative prestazioni aziendali;
  • documenti finanziari inaccurati, ivi comprese le note su viaggi e spese, i riepiloghi delle ore lavorative o le fatture;
  • l'elusione di procedure di revisione e di approvazione;
  • transazioni che appaiono incoerenti con la buona economia aziendale;
  • l'assenza o la debolezza di procedure o controlli; o
  • soggetti all'interno della Società che cercano di influire irregolarmente sul lavoro del personale contabile o finanziario, o sui nostri revisori esterni o interni.
  •  

Una rendicontazione inaccurata o manipolata può implicare la responsabilità civile o persino penale del soggetto coinvolto e di HomeAway, e può causare una perdita di fiducia del pubblico nei confronti di HomeAway. Tutti sono tenuti a segnalare tempestivamente qualsiasi caso sospetto di falsa dichiarazione finanziaria o di scorrettezza.

Il Collegio dei revisori svolge un ruolo importante nel garantire l'integrità delle informazioni divulgate. Se si ritiene che siano state condotte o siano in corso pratiche di contabilità o revisione dubbie o poco chiare, è necessario comunicarlo al Collegio dei revisori del Consiglio di Amministrazione. In particolar modo, l'Amministratore delegato e gli alti responsabili finanziari, come il Direttore amministrativo e finanziario, devono tempestivamente portare all'attenzione del Collegio dei revisori qualsiasi informazione di cui si è venuti a conoscenza, ad esempio:

 

  • l'accuratezza di importanti divulgazioni effettuate da HomeAway nelle sue registrazioni pubbliche;
  • difetti o mancanze significative di controlli interni sulla rendicontazione finanziaria;
  • una qualsiasi prova di frode che coinvolge un dipendente che svolge un ruolo importante nella rendicontazione finanziaria, nelle divulgazioni o nei controlli interni o procedure di HomeAway; o
  • una qualsiasi prova di violazione materiale delle norme contenute nel presente Codice in materia di informativa finanziaria.

 

5. Conflitto di interessi

I dipendenti devono evitare situazioni che possano creare conflitti di interessi potenziali o reali, rivelandole tempestivamente ai loro superiori. I dirigenti dovranno in seguito darne notifica a un membro della Direzione o all'ufficio Affari legali.

La valutazione della possibile esistenza di un conflitto di interessi richiede l'esame di molti fattori. In caso di dubbi o domande, si incoraggiano i dipendenti a cercare aiuto e conferma. HomeAway può annullare in qualsiasi momento autorizzazioni precedentemente rilasciate allo scopo di evitare un conflitto di interessi o la manifestazione di un conflitto di interessi per un qualsiasi motivo ritenuto in linea con il migliore interesse della società.

Un conflitto di interessi può sorgere in tutte quelle situazioni in cui i vincoli di fedeltà del dipendente sono divisi tra interessi che, fino a un certo punto, risultano incompatibili con gli interessi di HomeAway. Tali conflitti devono essere evitati. HomeAway si aspetta che nessun dipendente si collochi consapevolmente in una posizione che potrebbe risultare in conflitto di interessi, o che possa essere interpretata come tale, nei confronti della società.

Di seguito un elenco dei settori più sensibili ai conflitti di interesse:

 

  1. Accettazione di regali e intrattenimento: l'obiettivo di questo paragrafo del Codice di condotta è di dissuadere coloro che offrono regali dal cercare o ricevere favori speciali dai dipendenti di HomeAway. L'accettazione di un qualsiasi regalo superiore al valore nominale o di inviti a eventi diversi dalle consuete cortesie sociali può apparire come un tentativo di influenzare il soggetto allo scopo di favorire un particolare cliente, venditore, consulente o simili. Per evitare il rischio di relazioni improprie, appurate o sospette, con clienti attuali o futuri, tutti i venditori, consulenti e dipendenti devono osservare le seguenti linee guida al momento di decidere se accettare o meno regali o inviti.

I regali come beni o prodotti, nonché servizi o favori personali, non possono essere accettati a meno che abbiano un valore nominale o vengano considerati normali o cortesi nelle circostanze in cui vengono offerti. Prima di accettare un qualsiasi regalo superiore al valore nominale, i dipendenti devono consultarsi con le Risorse umane o l'ufficio Affari legali allo scopo di garantire che l'accettazione dell'oggetto non violi il Codice di condotta. Un regalo in contanti non deve mai essere accettato e un qualsiasi tentativo di offerta di contanti deve essere immediatamente segnalato all'ufficio legale.

Il normale e consueto intrattenimento aziendale come l'offerta di pranzi, cene, teatri, eventi sportivi e simili è considerato appropriato se di natura ragionevole e se accettato durante un incontro o altra occasione, il cui scopo è esclusivamente quello di promuovere discussioni aziendali in buona fede o di favorire migliori relazioni aziendali.

 

  1. Attività esterne: i dipendenti non possono svolgere un'attività indipendente o da liberi professionisti che possa interferire con le attività della Società, che implichi la sponsorizzazione o il sostegno della Società per il sostentamento dell'impiego esterno o dell'organizzazione o che abbia un impatto sul valore della Società.

 

  1. Utilizzo di proprietà e informazioni aziendali: tutti i dipendenti sono responsabili dell'uso appropriato e della tutela delle risorse fisiche e proprietarie di HomeAway, nonché di tutte le informazioni proprietarie e di natura confidenziale.

 

  1. Interessi finanziari su altre società: nessun dipendente può avere interesse finanziario, ivi compreso un interesse indiretto, ad esempio attraverso un parente o altro soggetto rilevante, in alcuna organizzazione in particolare se tale interesse comporta o può apparire come un conflitto di interessi con la Società. Si richiede di essere particolarmente sensibili agli interessi finanziari di concorrenti, fornitori, clienti, distributori e partner strategici.

 

  1. Transazioni con la Società: in caso di significativi interessi finanziari in merito a una transazione che implica il coinvolgimento di HomeAway, ivi compreso un interesse indiretto, ad esempio attraverso un parente, altro soggetto rilevante o altra entità aziendale, occorre rivelare tempestivamente tale interesse che, a sua volta, dovrà essere approvato da HomeAway. In caso di domande in merito alla significatività di un interesse in una transazione, si prega di richiedere assistenza. Nel caso in cui si ritiene che la transazione debba essere segnalata ai sensi delle regole SEC, la transazione stessa sarà sottoposta a controllo e approvazione da parte del Collegio dei revisori del Consiglio di Amministrazione. Qualsiasi rapporto commerciale intrattenuto con un parente deve essere condotto in modo tale che a tale attività non venga fornito alcun trattamento preferenziale.

 

  1. Opportunità aziendali: è vietato sfruttare direttamente o indirettamente per guadagno personale opportunità di cui si viene a conoscenza attraverso l'utilizzo di proprietà, informazioni o posizioni lavorative a meno che l'opportunità non sia stata rivelata apertamente in forma scritta dal Consiglio di Amministrazione o dal suo comitato preposto e se questi rifiutano di perseguire l'opportunità.

 

  1. Prestiti concessi dalla Società: i prestiti concessi dalla Società a dirigenti e responsabili amministrativi sono vietati, mentre i prestiti concessi dalla Società a funzionari e dipendenti devono essere previamente approvati dal Consiglio di Amministrazione o dal suo comitato preposto.

 

6.   Norme di comunicazione

Tutte le informazioni non di dominio pubblico di HomeAway devono restare confidenziali e non possono essere divulgate senza espressa autorizzazione. Le informazioni sensibili possono comprendere, tra l'altro, informazioni correlate a dipendenti, dati finanziari, informazioni non di dominio pubblico su clienti, partner o fornitori, informazioni riguardanti sviluppi aziendali o strategie e informazioni proprietarie su invenzioni e piani di sviluppo di nuovi prodotti. Qualsiasi divulgazione autorizzata deve essere effettuata ai sensi di un accordo di non divulgazione, secondo le disposizioni dell'ufficio Affari legali. Qualsiasi domanda relativa a ciò che costituisce o meno un'informazione non di dominio pubblico o richiesta di accordi di non divulgazione deve essere trasmessa all'ufficio Affari legali.

 

Non è consentito comunicare pubblicamente per conto di HomeAway (se tale comunicazione è in forma scritta, verbale o elettronica) salvo se espressamente autorizzato dalla Direzione o se ciò avviene in conformità a una norma aziendale. Qualsiasi richiesta di informazioni proveniente da stampa, professionisti del mercato (come analisti o consulenti finanziari) o possessori di titoli deve essere trasmessa all'ufficio Pubbliche relazioni. Le comunicazioni effettuate dai dipendenti nell'espletamento delle loro mansioni sono concesse purché queste siano attinenti al lavoro del dipendente e non divulghino informazioni confidenziali. Ulteriori linee guide sulla comunicazione di HomeAway con la stampa, i professionisti del mercato e i possessori di titoli vengono fornite nel documento sulla norma di comunicazione esterna di HomeAway.

 

7.    Fair dealing e competizione

HomeAway è costantemente impegnata a sviluppare in tutta la società una cultura di integrità, onestà, incorruttibilità e fair dealing, senza vantaggio competitivo per mezzo di pratiche aziendali illegali o non etiche. Ogni soggetto deve impegnarsi a trattare correttamente i clienti, fornitori di servizi, fornitori, concorrenti e colleghi. Nessun dipendente deve trarre vantaggio scorretto attraverso la manipolazione, l'occultamento, l'abuso di informazioni privilegiate, dichiarazioni false di fatti importanti o una qualsiasi pratica scorretta.

 

A. Leggi locali: le leggi di molti paesi mirano a incoraggiare e proteggere una libera ed equa concorrenza, con riferimento a pratiche di determinazione dei prezzi (fra cui prezzi predatori, determinazione e discriminazione dei prezzi), sconti, condizioni di vendita, condizioni di credito, promozioni, ribassi, distribuzioni esclusive, vendita aggregata di prodotti e molte altre pratiche. La legislazione in materia di concorrenza stabilisce i rapporti tra la società e i concorrenti. La collusione tra concorrenti è illegale. È vietato stipulare un accordo o intesa, debitamente espressa o implicita, con alcun concorrente in materia di determinazione di prezzi, sconti o altri termini e condizioni di vendita, profitti, costi, clienti, mercati o territori.

Lo spirito di questa legge è chiaro, sebbene la legislazione in materia sia abbastanza complessa. Qualsiasi domanda su questo genere di limitazione deve essere posta all'ufficio Affari legali che, di tanto in tanto, potrà fornire ulteriori informazioni.

 

  1. Pratiche scorrette: si ha l'obbligo di condurre tutte le vendite e le attività di mercato in modo conforme alla legge, etico e corretto. Di conseguenza, HomeAway non tollererà pratiche scorrette, ivi comprese menzogne, inganni, etichettature scorrette, certificazioni improprie o altre attività analoghe.

 

  1. Regali inopportuni: non è concesso offrire, promettere o fornire, sollecitare o accettare denaro, regali, intrattenimento, privilegi, mance, benefici o altri elementi di valore destinati a influenzare impropriamente, in modo diretto o indiretto, una qualsiasi decisione aziendale o che altrimenti violano la legge o creano parvenza di utilizzo irregolare. In caso di domande sulla regolarità o meno di un pagamento, contattare l'ufficio Affari Legali.

Talvolta è possibile offrire o accettare omaggi allo scopo di aiutare a costruire rapporti aziendali legittimi. Il termine "omaggi" può comprendere regali, pasti, servizi, intrattenimento, rimborso, prestiti, favori, privilegi o altri elementi di valore. Un qualsiasi omaggio deve essere pertinente alle pratiche aziendali consuete e deve essere ragionevole e appropriato alle circostanze. Gli omaggi non devono essere copiosi o eccessivi e non devono violare la legge o creare parvenza di utilizzo scorretto. Occorre evitare di fornire o accettare qualsiasi pagamento in contanti o altri omaggi che possano essere interpretati come corruzione o tangenti. Tutti i fondi della Società spesi per omaggi devono essere accuratamente registrati nei libri e nei documenti della Società. Si consiglia di contattare l'ufficio Affari legali in caso di domande sull'ammissibilità di un omaggio.

In alcune situazioni lavorative all'esterno degli Stati Uniti, è consueto e legittimo da parte dei dirigenti aziendali offrire regali ai rappresentanti dei partner commerciali. Questi regali possono assumere un valore nominale maggiore e, in alcune circostanze, restituire i regali o pagarne il valore può essere considerato un affronto. Nel caso in cui ci si ritrovi in tale situazione, occorre segnalare il regalo all'ufficio Affari legali. In alcuni casi, sarà richiesto di restituire il regalo consegnandolo alla Società.

 

  1. Informazioni non di pubblico dominio di terzi: occorre gestire le informazioni di terzi non di pubblico dominio in modo responsabile e in conformità con gli accordi stipulati tra la società e i terzi stessi. Le informazioni di terzi non di dominio pubblico includono note, segnalazioni, conclusioni e altro materiale preparato da un dipendente della Società sulla base delle informazioni non di dominio pubblico di terzi.

Non è consentito accettare informazioni offerte da terzi, ivi compresi un cliente, fornitore o partner commerciale, che sono indicate come non di dominio pubblico o che dal contesto o circostanze appaiono non di dominio pubblico, salvo sottoscrizione di un appropriato accordo di non divulgazione con la parte che offre le informazioni. Occorre contattare l'ufficio Affari legali per coordinare l'esecuzione appropriata degli accordi di non divulgazione per conto della Società.

Anche dopo l'entrata in vigore di un accordo di non divulgazione, occorre accettare esclusivamente le informazioni necessarie o appropriate per portare a termine lo scopo della loro ricezione, come ad esempio una decisione in merito alla prosecuzione di una trattativa. Qualora si ricevano informazioni supplementari o maggiormente dettagliate ed esse non risultino necessarie o appropriate per gli scopi immediati, occorrerà rifiutarle. Se si viene a conoscenza inavvertitamente di una qualsiasi informazione, occorre inoltrarla all'ufficio Affari legali al fine di poter prendere gli opportuni provvedimenti.

 

Qualora la Società riceva informazioni non di dominio pubblico, occorre fare tutto il necessario per:

 

  • continuare a rispettare le condizioni del relativo accordo di non divulgazione, ivi compreso qualsiasi obbligo di restituzione o distruzione delle informazioni non di dominio pubblico;
  • limitare l'utilizzo delle informazioni non di dominio pubblico allo scopo per cui sono state divulgate; e
  • diffondere le informazioni non di dominio pubblico esclusivamente ad altri dipendenti, agenti o fornitori della Società che hanno bisogno di conoscere il contenuto delle informazioni per espletare le loro mansioni per la Società, come figura nel relativo accordo di non divulgazione.

 

È vietato ottenere illecitamente o utilizzare materiali, prodotti, proprietà intellettuale, informazioni proprietarie o non di dominio pubblico o altri beni di qualsivoglia soggetto, ivi compresi fornitori, clienti, partner commerciali e concorrenti. È vietato imporre o indurre impropriamente dipendenti passati o presenti a divulgare informazioni proprietarie o non pubbliche relative ai loro precedenti datori di lavoro o altri dipendenti.

 

8. Foreign Corrupt Practices Act (Legge statunitense contro le pratiche di corruzione straniere)

Il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) è una legge statunitense sulla corruzione che (i) proibisce la corruzione e (ii) impone requisiti di conservazione di documenti e di contabilità. Secondo l'FCPA è illegale pagare, autorizzare, promettere o offrire un pagamento illecito (o qualsiasi altro valore) a un "rappresentante di governo estero" affinché quest'ultimo agisca o non agisca o usi la sua influenza per favorire HomeAway nell'ottenere, conservare o coordinare l'attività. L'FCPA è una legge complessa soggetta a molteplici interpretazioni. Sono previste sanzioni penali statunitensi per i soggetti e le società che violano l'FCPA. I paesi stranieri possono inoltre imporre sanzioni aggiuntive.

In assenza di previa approvazione scritta dell'ufficio Affari legali, ai dipendenti non è concesso promettere, autorizzare, offrire o effettuare un qualsiasi pagamento, ivi compreso per viaggi, alloggio o intrattenimento, in denaro, prodotti o servizi, direttamente o indirettamente, a un qualsiasi "rappresentante di governo estero" (soggetto a molteplici interpretazioni).

 

Esclusioni:

 

  • è consentito effettuare un pagamento al fine di accelerare o garantire le prestazioni di una consueta funzione governativa (ad esempio pagare una tassa di accelerazione di pratiche per un passaporto o un visto). Tale eccezione è limitata e si applica soltanto a pagamenti molto ridotti a funzionari del governo qualora risulti evidente la natura ufficiale e non discrezionale del compito svolto.
  • Se il pagamento è consentito dalla legge e dai regolamenti del rappresentante di governo del paese straniero, potrebbe non sussistere violazione dell'FCPA, ma nessun pagamento di questo genere deve essere effettuato senza l'approvazione dell'ufficio Affari legali.
  • I costi sostenuti unitamente all'esecuzione di un contratto o alla promozione, dimostrazione, spiegazione di un prodotto o servizio per attività insita, appropriatamente personalizzata e accuratamente rendicontata, vengono considerati insiti nelle attività aziendali.

 

Non è consentito cercare di determinare autonomamente l'applicazione dell'FCPA. Anche i pagamenti che rientrano nei casi di "esclusione" devono essere preventivamente approvati dall'ufficio Affari legali.

 

9. Partecipazioni politiche e lobbismo

La società si riserva il diritto di comunicare a rappresentanti designati e ad altri funzionari pubblici la sua posizione in merito a questioni importanti. HomeAway si impegna a osservare le leggi, le norme e i regolamenti applicabili riguardanti una qualsiasi partecipazione politica. I beni di HomeAway, ivi compresi i fondi societari, gli uffici e l'orario lavorativo dei dipendenti, non devono essere utilizzati o conferiti ad attività politiche senza previa approvazione da parte dell'ufficio Affari legali. Inoltre, prima di intraprendere qualsiasi attività lavorativa che implichi il lobbismo verso qualsiasi ente legislativo o funzionario pubblico, è necessario ottenere debita approvazione da parte dell'ufficio Affari Legali.

 

10. Restrizioni

Alcuni paesi effettuano controlli sulle destinazioni verso cui vengono esportati prodotti o software. Questi regolamenti sono complessi e l'ufficio Affari legali fornirà periodicamente assistenza sulla conformità delle esportazioni. Ai dipendenti è richiesto di conformarsi ai requisiti applicabili in materia di esportazione e su tali questioni verrà fornita assistenza da parte dell'ufficio Affari legali. Rivolgersi all'ufficio Affari legali in caso di domande sull'ammissibilità dell'esportazione verso altri paesi, ivi compreso l'invio di software concessi in licenza a un residente di un altro paese (online oppure inviando il software su supporto fisico).

 

11.   Altre norme e regolamenti applicabili

Tutti i dipendenti sono responsabili dell'aderenza a tutte le norme di HomeAway e alle leggi applicabili al loro lavoro e all'attività svolta.

 

12. Questioni procedurali

Al momento del loro ingresso in HomeAway, tutti i dipendenti riceveranno una copia del presente Codice e aggiornamenti periodici. Anche agli agenti e ai fornitori deve essere fornita una copia del Codice. Il presente Codice sarà inoltre disponibile online.

A tutti i nuovi dipendenti è richiesto di firmare un modulo con il quale attestano di aver letto il presente Codice e di aver compreso e accettato le disposizioni in esso contenute. Tali moduli saranno conservati nei dossier personali del dipendente. La mancata lettura del presente Codice o la mancata sottoscrizione del suddetto modulo non esonera alcun soggetto dalle condizioni stabilite nel Codice stesso.

Qualsiasi domanda o segnalazione di violazione deve essere gestita secondo quanto stabilito nelle FAQ a pagina 2 del presente Codice. Le pre-approvazioni o le deroghe delle disposizioni contenute nel presente Codice possono essere fornite secondo quanto stabilito nelle FAQ a pagina 3 dello stesso Codice. A tal proposito, o su qualsiasi altra norma afferente a HomeAway, i dipendenti sono altresì incoraggiati a porre domande o cercare assistenza rivolgendosi ai propri superiori, alle Risorse umane o all'ufficio Affari legali.